概要

企业协同办公管理平台，把日常办公、事件处理、公文流转、审批等信息在公司的各部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。加强各部门间的办公业务协同，实现内部信息共享与沟通交流，实现协同工作与知识管理，使管理更加规范化和现代化。平台支持多种访问方式，除了传统的电脑方式访问外，还可以通过智能手机、平板电脑等智能终端设备进行访问，方便随时随地进行事务处理。

提供公文收发、电子邮件、个人办公、工作流、任务督办促办、公共事务、信息交流、即时通讯、系统管理、附件管理等应用模块，从而达到高质量、高效率的工作管理要求。

 

客户背景

常德金鹏印务有限公司是由湖南中烟工业有限责任公司、常德芙蓉投资有限公司、香港贵联发展有限公司、深圳鹤韵投资有限公司于1995年合资兴办的大型包装彩印企业，公司现有注册资本16305.2万元，固定资产达6.3亿元，占地面积49000多平方米，现有员工718人，年销售收入突破20亿元。十多年来，公司在国家局、省中烟各级领导及地方政府的大力支持下，紧紧抓住中国烟草高速发展的历史机遇，成功实现了从单一凹印企业向集产品设计、制版、打样、多种印刷工艺和特种后加工于一体的大型现代化印刷企业转变。截至2012年底，累计实现销售135.21亿元，实现利润33.49亿元，上缴税收14.34亿元，为地方解决各类人员就业1000多人，历获“中国包装龙头企业”、 “中国包装产品定点生产企业”、“国家高新技术企业”、“中国印刷行业效益十佳企业”、“湖南省纳税50强”、“湖南省推进新型工业化先进单位”等省部级荣誉80多项，稳居中国印刷行业前15强，中国烟标印刷前3强。

 

业务需求分析

·请示审批耗时长

公司内部审批工作复杂，某项工作往往需要多人审批，可以是逐级审批，也可以在中间环节需要会签。无论哪种情况都要求办理人员到多个相对分散的部门进行办理，且审批手续繁琐，来回跑动费时费力，给相关的办理人员带来诸多不便。如果遇到某一审批步骤的审批人请假或是出差的情况，则此项工作将被迫搁置，造成审批延期，影响事务正常运转，导致工作延误或推迟，并很有可能为企业带来不必要的损失。

·管理水平低

在实际业务处理过程中，由于大部分企业缺乏规范的流程和统一的管理，使得企业相关人员办事效率低下，并难于防范手工错误的发生，导致流程责任不明，甚至影响到企业的效益。

·档案、文件管理混乱

公司内部材料归档、档案管理的任务繁重，管理人手不足与管理水平落后的情况十分普遍。管理人员一直采取手工编辑、检索，致使人事档案管理材料不能及时归档整理，人事档案管理资料不完整，收集和归档工作被动、不及时；有些企业管档人员在管理上流于形式，仅充当人事档案“保管员”的角色，这种不规范的操作导致了人事档案、相关文件管理混乱等问题

·部门之间沟通不畅

沟通不畅是企业内部经常遇到的问题，尤其是在历史较长、内部部门众多的企业。由于历史和地域不同，形成了不同的利益格局和各自的企业文化，这些使得企业内部间的沟通显得更加重要。

·信息共享与安全问题

每个部门的部分管理人员独自享有某一技术资料或重要文档，企业无法将这些数据做有效的运用与管理，内部资源总是不能高效共享。在相关人员离职时将导致这些重要的技术资料或文档等资源流失。网络信息安全始终是困扰企业大力发展网络高效办公的重要障碍。企业内部的一些敏感信息经常通过外部邮件、QQ 等手段传递或共享，无法保证信息传递的安全和可靠，存在着严重的安全隐患。

·办公耗材量大

传统的办公需要大量的纸张开销，而绝大部分纸质的办公材料，在相当短的一段时间内将不在有任何用处，造成了资源的巨大浪费。办公耗材量大导致运营成本过高，实现降本增效的难度越来越大。

 

科创解决方案

公司管理信息化建设的理念是依据先进的管理思想，打破公司水平、垂直、内外部的管理边界，建立业务一体化的协同管理平台，实现更清晰的业务洞察、更全面的互联互通、更敏捷的应变能力。

协同办公平台业务信息化建设以公司发展战略为主导、以日常办公管理为重点、以协同工作为手段、实现公司多元化、精细化、扁平化的管理目标，建立公司管控型的管理信息化系统。通过公司管理信息化建设解决五个难题和达到五个效果、解决公司决策的感性、经验性，达到决策的理性化有数据模型支撑的决策的科学化。

1、解决公司执行效率不高，达到高效、高质量的执行效果。

2、解决各部门之间沟通协调问题，达到信息沟通无障碍。

3、解决流程优化及监控的问题，实现业务流程设计合理高效，业务监控清晰全面。

从信息化建设全局和发展的角度出发构建一个强大的集成支撑平台，借助中间件技术，在支撑协同办公平台业务应用基础上，同时也可以满足日后其他应用系统建设的需求，使得保证第三方应用的平滑迁入与协同办公系统进行无缝集成，消除系统之间的流程壁垒。

以数据大集中的思想为基础，构建一套独立的数据治理平台，形成一套完整的数据存储标准和访问规范，使得协同办公平台、原有系统以及日后新建系统都可以实现数据的集中整理、清洗、存储和交换。消除各系统之间的数据孤岛。

方案亮点

通过实施协同办公平台 系统，最终达到提高办公效率，降低办公成本，提高企业效益的目的，具体成效分析如下：

通过事先设计好的流程审批步骤，经过OA 系统的智能化流程引擎的处理，实现流程智能化自动流转，达到一种人找事，人找人，事找人，事找事的智能化自动化办公状态，提高办公效率。

将原有办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，打破地域、时间的限制，轻松实现异地移动办公，极大地便利了企业办公人员随时随地办公，繁忙事务尽在掌握，尤其对于企业的相关领导或事务繁杂人员。

规范办公流程，实现对工作的集中统一管理。OA系统为大中型企业内部所有办公人员的各项工作提供了统一的信息化桌面，各部门关键业务逐步转移到平台上，以信息化手段提高工作效能，促进行办公效率和管理水平的大幅提高。

企业日常的业务中存在大量的文件处理工作，如电子档案存储、起草文件、发布通知、记录各种业务文本、接收外来文件等，均可以采用计算机文字处理技术生成各种文档，并进行信息化处理，实现档案和文件的科学化信息化管理。例如，相关管理人员如果要查询某人的档案信息或是相关文件，则只需要在OA 系统中输入要检索的关键字，即可查看到相关结果，节省了纸质档案的查找时间。

建立了企业的内部交流中心，有效地解决企业各部门在实际工作中的沟通、协作等问题，使企业内部可以更好地沟通，进而更顺畅更良性的发展；同时，为企业员工提供一个高度互动、个性化的工作环境。

通过OA 系统的文档管理功能，实现各部门间的相关数据的整合，将内部资源进行统一管理，打破信息孤立分割，从而减少了信息断点，实现资源共享。通过系统设置权限、登陆限制等功能，使系统可以自动识别登陆人员的身份及所具备的权限，确保指定资料只有被授权的人员才可访问，未经授权的人员则无法查看，提高资料的安全保密性。

通过办公自动化系统的实施应用，通过电子流程再现人工流程，逐步实现无纸办公，文档一体化，提高工作人员的工作效率，保证信息的上行下达。减少单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。

通过全面的分析梳理及业务流程再造，建立科学专业的信息流程，通过办公自动化系统的信息流程约束，规范管理过程，实现管理规范化，流程制度化。

 

客户收益

·实现智能化办公，提高办公效率

·实现移动化办公，随时随地办公

·规范办公流程，实现统一管理

·科学化信息化管理，节省办公时间

·建立内部交流平台，更高效地解决实际问题

·实现数据共享、保证信息安全，整合信息孤岛

·实现无纸化办公，降低办公成本

·规范企业管理行为